Notulisme

Ik moet u iets bekennen: ik heb ontdekt dat ik aan een zeldzame ziekte lijd. Een ziekte die onderhuids bij velen sluimert, maar die elk moment aan de oppervlakte kan komen. Het zeldzame is dan ook vooral te verstaan als nauwelijks bekend, omdat vrijwel iedereen zich schaamt om ervoor uit te komen. Er is ook geen officiële naam voor en daarom heb ik zelf een term bedacht die de ernst en de aard van het lijden goed beschrijft: notulisme.

 

De behandeling van notulisme zou een plaats kunnen vinden in de NHG standaarden of misschien wel nog beter in de DSM classificatie moeten worden opgenomen omdat het voornamelijk over geestelijk lijden gaat. Wellicht is Chronic Acute Minutes Desire Syndrome (CAMDS) een adequate term daarvoor. Spreek uit Cam-dee-es

 

De lijders aan notulisme, en noemt u hen geen notulisten, want dat is een heel andere tak van sport, hebben een heftige behoefte aan notulen van vergaderingen. Een behoefte die geen genoegen neemt met een besprekingsverslag na een maand, of een week volgend op de vergadering, maar nee, direct na het sluiten van een bespreking of vergadering zouden de notulen er moeten zijn.

 

De bestuurlijke werkelijkheid is zeer onaangenaam voor de lijders aan notulisme. Zij leven in een wereld met vergaderingen zonder tijdige agenda, zonder toelichting op het waarom van al die agendapunten, een willekeurig aantal documenten als bijlagen zonder verband met de agendapunten, geen voorbereide besluiten, een eindeloze bespreking van de tekst van de notulen van de vorige vergadering. Een vergadering die niemand zich meer goed kan herinneren omdat die al te lang geleden heeft plaatsgevonden en teveel lijkt op al die andere bijeenkomsten. Het komt voor in onze provinciale overheid dat besprekingsverslagen meer dan een jaar na een vergadering nog niet gemaakt zijn.

 

De CAMDS lijder snapt niet waarom haar/zijn kostbare tijd zo verspild wordt door het uitgebreid nogmaals bespreken van een slechte samenvatting van wat allang gepasseerd is. Snapt niet dat pas een uur voor de vergadering een warrige samenvatting van de in de vorige vergadering gemaakte afspraken wordt gemaild. Snapt niet waarom niemand meer weet wat wanneer en waarom besloten is, waardoor nieuwe, opnieuw warrige besluiten over een oud onderwerp genomen moeten worden zonder enige garantie dat de besluiten in lijn met elkaar zijn.

 

Kortom de notulisme-lijder is miskend en voelt haar/zijn capaciteiten onvoldoende benut. Immers, er had veel meer in veel kortere tijd tot stand gebracht kunnen zijn.

 

Is er goed nieuws voor de CAMDS lijders? Is er een oplossing voor hun probleem? Een veelgehoorde oplossing is berusting, het is altijd zo gegaan, en het is nooit gelukt het te verbeteren. Toch kan het beter. Een belangrijke stap is het verbeteren van de samenwerking tussen voorzitter en notulist dan wel de secretaris. Je zou als het ware het verslag al voor kunnen bereiden. De voorgenomen besluiten kunnen al voorbereid in de agenda staan. Een goede voorzitter luistert natuurlijk naar argumenten voor en tegen en laat in de motivering van het besluit deze afweging doorklinken.

 

Maar ook ICT moet een stap in de richting van verbetering kunnen betekenen. Het zou zo maar eens kunnen zijn dat er een proof of concept bestaat dat de ware verlossing van het CAMDS lijden betekent.

%d bloggers liken dit: